Sedam savjeta za prijavu

Sedam savjeta za uspješno podnošenje zahtjeva za financiranje

Zahtjev za financiranje ima kljucnu ulogu u ocjenjivanju i mogucem odobravanju projekata. Zbog vremenskih ogranicenja, danas vecina programa financiranja više ne zahtijeva usmenu prezentaciju, tako da je u vecini slucajeva pismeni zahtjev jedini dokument u kojem se predstavlja ideja projekta.

Zbog toga je izuzetno važno dobro pripremiti i osmisliti prijedlog projekta. Pritom nije toliko važna opsežnost prijedloga, koliko razumljivost predstavljenih i opisanih ciljeva projekta, kao i mjera predloženih za financiranje. 

Prije predaje zahtjeva predlagatelj projekta treba biti upoznat sa sljedecim informacijama:

    * Koji su ciljevi programa financiranja i na što su usredotoceni? 

    * Tko je odgovorna osoba za projekte?

    * Kako izgleda postupak financiranja projekata (rokovi za predaju zahtjeva, trajanje postupka odobrenja, itd.)?

Vecina programa financiranja ima propisane obrasce za prijavu koji se mogu dobiti (najcešce putem interneta) od mjerodavnih tijela.

1. Naziv projekta

Vec sam naziv projekta sadrži informacije o sadržaju projekta.

Naziv projekta stoga treba:

    * biti kratak i precizan (oko 4 do 8 rijeci),

    * upucivati na mjere koje se žele poduzeti,

    * naznacivati lokalitet.

Tijekom rasprava o mogucoj dodjeli sredstava za projekt (npr. na savjetodavnim vijecima ili odborima) navodit ce se naziv projekta, tako da dobro smišljeni naziv može pomoci u odobravanju projekta, dok neodgovarajuci naziv može dovesti do suprotnog ishoda.

Primjeri

·         Upravljanje održavanjem u Gorskom kotaru

·         Povezivanje rukavaca rijeke Drave

·         Festival livada košanica u Ðakovu

2. Kratki opis 

Jasno srocen kratki opis projekta omogucuje osobi odgovornoj za obradu zahtjeva u ocjenjivackom tijelu dati optimalno, sažeto i ucinkovito obrazloženje projektnog prijedloga trecim stranama. To je izrazito važno tijekom administrativnih postupaka kada se, na primjer, donositelji politickih odluka ukratko informiraju o sadržaju projekata ili kada savjetodavni odbor usporeduje pojedini projekt s drugim zahtjevima, i slicno.

Kratki opis takoder je važan u donošenju odluka. Ako je smisleno sastavljen, kratki opis obicno se ukljucuje u zapisnike sa sastanaka ili se na njemu temelji prijedlog Vladi za donošenje odluke.

Za predlagatelja projekta velika je prednost kada ima vlastite rijeci ukljucene u važne zapisnike i odluke. Inace, osoba koja obraduje zahtjev obicno skracuje proširene verzije, ponekad i bez konzultiranja predlagatelja projekta. Ako sadržaj nije sažet onako kako je predlagatelj projekta u pocetku namjeravao, kasnije može doci do nesporazuma i poteškoca u provedbi projekta.

Kratki opis zato treba:

    * zaista biti kratak (oko 5 do 10 redaka),

    * sadržavati motivaciju za pokretanje projekta, ciljeve i planirane mjere,

    * sadržavati ocekivane rezultate.

3. Proširena verzija

Proširena verzija opisa projekta (najmanje dvije stranice, maksimalni broj stranica ovisi o sadržaju projekta) treba dati detaljan prikaz svih aspekata projekta (motivaciju za pokretanje projekta, ciljeve,...) te u idealnom slucaju pružiti odgovore na pitanja koje bi ocjenjivacko tijelo moglo postaviti. Predlagatelj projekta mora unaprijed razmotriti pitanja koja ocjenjivacko tijelo može smatrati važnima za projekt i ukljuciti ih u opis projekta.

 Isto je tako dobra ideja ovdje ukljuciti uobicajena pitanja, na primjer, u obliku sljedecih podnaslova

·         Koja je naša motivacija za pokretanje projekta?

·         Postoje li slicni projekti s istovjetnim ciljevima?

·         Na koji je nacin ukljucena opca javnost?

Cest problem predstavlja i razlikovanje izmedu ciljeva i mjera te ocekivanih rezultata projekta.


4. Ciljevi i mjere

Ciljevi opisuju, više ili manje podrobno, što ce se projektom postici te na kojim motivima projekt pociva. Ciljevi projekta ne moraju biti istovjetni ciljevima programa financiranja, ali moraju iz njih proizlaziti.

Primjeri

·         Povecati populaciju kosaca u Lonjskom polju

·         Podici javnu svijest o važnosti samonikle trave

·         Razviti raznolike travnjacke zajednice u poplavnim podrucjima rijeke Kupe u opcini x

Mjere opisuju kako ce se postici ciljevi projekta. Mjere projekta trebale bi biti usredotocene iskljucivo na aktivnosti koje su stvarno planirane projektom, a ne navoditi „moguce“ mjere.

Mjere takoder moraju biti uskladene s mjerama predvidenim za financiranje opisanim u programu. Razlicite mjere ravnaju se prema razlicitim stavkama financiranja. Osoba koja obraduje zahtjev ce razmotriti predložene mjere u skladu s mogucnošcu njihova financiranja  u okviru programa. Stoga je uputno uobliciti razlicite mjere sukladno strukturi programa financiranja, npr. „investicije“, „planiranje“, „organizacijski troškovi“.

Primjer

Analogno primjerima navedenim u „Ciljevima“

·         Uspostava podrucja za hranjenje i zabrana poljoprivrednih aktivnosti u blizini gnijezda kosaca

 ·         Organizacija informativnih veceri i ekskurzija

 ·         Povratak postojecih oranica, zasijavanje divljeg cvijeca

 
5. Ocekivani rezultati

Poglavlje Ocekivani rezultati treba opisivati što ce se zaista projektom postici (nasuprot ciljevima projekta). Ti rezultati moraju biti mjerljivi. Oni su važni za ocjenjivanje projekta i odreduju hoce li projekt biti percipiran kao uspješan ili ne.

Primjeri

Analogno primjerima navedenim u „Ciljevima“ i „Mjerama“

·         Povecanje populacije kosca (Crex Crex) za barem jedan par

·         Povecana je svijest opce javnosti o važnosti samoniklih trava 

·         Uspostavljeno je 5 hektara novih raznolikih travnjaka

6. Miljokazi

Predocenje stvarnih privremenih rezultata ili tzv. miljokaza daje tijelima mjerodavnim za financiranje uvid u planiranu organizaciju i provedbu projekta. Miljokazi mogu biti integrirani u raspored rada.

 

Miljokaz obuhvaca:

    * opis privremenog rezultata

    * zaseban opis toga koji je „mjerljiv“ rezultat dostupan u kojem trenutku

    * tocno odredeni datum kada pojedini dio projekta treba biti dovršen

U mnogim se projektima miljokazi koriste kao temelj za fakturiranje, što još više povecava važnost opisa „mjerljivog“ rezultata, jer inspektori mogu provjeravati svaki racun, kao što je primjerice slucaj u razvoju ruralnih podrucja.

7. Troškovi projekta i plan financiranja

 Precizno predstavljanje ocekivanih troškova projekta te plan financiranja glavni su preduvjet za pozitivnu ocjenu zahtjeva. Netocni iznosi, šlampavost ili nedovoljno poznavanje informacija koje se traže u zahtjevu može dovesti do toga da ocjenjivacko tijelo pocne postavljati neugodna pitanja te to može rezultirati negativnom ocjenom projekta koji inace ima vrlo zanimljiv sadržaj.

Vecina programa financiranja razlikuje izmedu troškova projekta i financiranja projekta.

Troškovi projekta

Troškovi projekta predstavljaju zbroj svih troškova nastalih u okviru projekta. Isto kao i za mjere, preporucuje se prilagoditi prikaz troškova sukladno strukturi programa financiranja.

Za projekte ocuvanja prirode mogu biti korisne sljedece razlike:

·         Troškovi planiranja (npr. razrada planova i koncepata, pisanje izvješca, sastavljanje studija) 

·         Troškovi upravljanja projektom (npr. ekološki nadzor tijekom provedbe gradevinskih mjera, lokalne savjetodavne aktivnosti) 

·         Troškovi investicija (npr. proizvodnja izložbenih panoa, izgradnja vodenog biotopa, sadnja, nabava sjemena)

Ako se u zahtjevu razlikuje izmedu kadrovskih i ne-kadrovskih troškova preporucuje se zatražiti tocnu definiciju tih dviju kategorija.

Kadrovski troškovi su uobicajeno troškovi koji su ograniceni na zaposlenike predlagatelja projekta i pravdaju se radnom satnicom. Ne-kadrovski troškovi su svi drugi troškovi (na primjer, ugovori o uslugama trecih strana, a ponekad i honorarni ugovori).

Medutim, postoje i drugi programi financiranja u kojima su kadrovski troškovi definirani kao kadrovski troškovi u najširem smislu (npr. ugovori o uslugama).

Dopušteni ukupni troškovi

Osoba odgovorna za ocjenjivanje zahtjeva istražit ce koje su od prijavljenih usluga i troškova projekta „dozvoljene“ sukladno programu financiranja. Ukupan iznos dopuštenih troškova je ishodište za proracunavanje intenziteta financiranja. Nedozvoljeni troškovi nece biti ukljuceni u plan financiranja.

Primjer

Zahtjev za financiranje:                   127.000 €

Nedozvoljeni troškovi:                      -23.060 €

Ukupni dopušteni troškovi               103.040 € (= 100%)

Intenzitet financiranja 30%                30.912 € (= 30%)

Vlastiti kapital 70%                           72.128 € (= 70%)

Kako je prikazano u prethodnom primjeru, plan financiranja projekta može se mijenjati u postupku ocjenjivanja projekta, tako da predlagatelj projekta treba biti dobro upoznat s kriterijima za dopustivost troškova.

Plan financiranja

Plan financiranja projekta objašnjava kako predlagatelj projekta planira financirati svoje ukupne troškove. U sažetku se takoder navodi i tocan ukupni iznos za financiranje. Plan financiranja treba sadržavati najmanje sljedece opcije financiranja:

Javni fondovi, potpore

Financijska sredstva iz javne potpore (EU, državna, županijska, opcinska) – moraju biti navedeni svi resori koji daju potporu.

Eksterni fondovi

Financijska sredstva dobivena od pravnih osoba, izuzev državnih jedinica (v. „javni fondovi“) – svaka institucija ili osoba koja pruža financijsku potporu projektu.

Vlastiti izvori (gotovina)

Sredstva koja predlagatelj projekta sam prilaže u gotovini.

Vlastite usluge (nenovcane)

Usluge koje se ne naplacuju unaprijed, nego se pružaju „dobrovoljno“. U nekim programima financiranja takve se usluge ocjenjuju sukladno standardnim stopama i subvencioniraju. 

Zbroj vlastitih usluga, vlastitih sredstava, eksternih i javnih sredstava predstavlja ukupne troškove projekta (=troškovi projekta, v. gore).